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制定人力资源调查流程对于确保安全和包容的工作环境至关重要。建立和执行这样一个过程需要时间、精力和耐心。

什么是人力资源调查

当员工在您的组织内提出投诉时,人力资源部门负责开始人力资源调查,以发现有关可能的员工不当行为的更多细节。在美国,法律规定企业有义务及时、公正地调查这些投诉。

必须查明投诉的真相,因为每个人都有可能成为诉讼。因此,您的组织需要非常认真地进行人力资源调查,以确保立即停止有害行为。对投诉的快速行动将在内部问题蔓延之前预防内部问题。它还将提高该组织作为优秀工作场所的声誉。

为什么需要人力资源调查流程?

每项工作场所调查的事实和情况都各不相同;但是,您的组织应遵循一般准则,以帮助减轻损害并保护积极的工作场所关系。人力资源调查在解决工作中的冲突方面发挥着重要作用。组织需要在事情发生之前进行人力资源调查,以确保您的员工关心他们的福祉,并希望为每个人创造一个安全的工作环境。

您还必须教育您的员工在您的组织中提出正式/非正式投诉。如果他们需要的时候到了,你授权他们这样做。

如果进行得当,调查可以通过识别不当行为并以公平、公正和知识渊博的决策支持雇主来帮助保护企业的利益。

最后,能够进行彻底的调查有助于您的组织保护自己免受诸如错误终止情况和其他法律问题之类的诉讼。

人力资源调查需要多长时间?

每项调查都是独一无二的。没有固定的人力资源调查时间表,可能需要几天到几个月的时间。但是,应在人力资源部门意识到相关问题后立即开始调查,以确保相关证据和事实不会丢失。例如,监控视频、录制的 Zoom 通话、文件或事实证人陈述。

有时,调查员需要其他部门的支持,从而延长了时间。例如,如果正在调查的案件需要检查员工的工作电话或计算机,则调查人员将需要联系 IT 或第三方以获得访问权限。

一般来说,涉及更多当事人或多项指控的更复杂的调查将需要更多时间。

如何进行公平的人力资源调查

如果你想进行公平、客观的人力资源调查,你需要有一个标准化的流程,其中列出了适当的步骤。让我们看看这些步骤在实践中的样子。

1. 立即采取必要的行动

根据投诉情况,有时 HR 需要立即采取行动保护原告或投诉人。例如,您可能需要暂时停职投诉人和被告,直到调查结束,调整工作时间表,或者如果涉及投诉的员工密切合作,则将他们分开。

特别是,骚扰或性骚扰指控需要快速而谨慎的处理。然而,重要的是要注意,并非所有事实都在这个过程的这个阶段,所以所采取的任何步骤都不能被视为最终决定。

2. 决定谁来调查谁来决定

您需要指定一名调查员来领导调查。这可以是人力资源部门的内部团队成员或法律顾问,但他们不得与被告或投诉人有关联。同样重要的是,调查人员将公正、不偏不倚地确定所发生事件的事实。

为了在提出投诉时立即采取行动,一些公司已经有一份经过适当培训的调查员名单供他们选择。其他组织将聘请外部调查人员提供支持,尤其是当案件更复杂或涉及高级工作人员时。

负责发现所发生情况的调查员不应是做出纪律处分决定的同一个人。这是为了避免暗示调查结果是固定的。因此,在开始调查之前,请决定谁将成为决策者。通常,这是内部人力资源专业人士或法律人士,他们再次不认识被告或投诉人。

3. 制定调查计划

调查员需要首先制定调查计划以发现投诉的有效性。这将包括问题概述、要采访的证人名单、需要收集和分析的证据、工作场所政策或程序、法律文件以及调查时间框架的想法。

他们还需要了解案件中缺少什么以及他们想要找出哪些信息。调查员还需要告知被调查的员工调查背后的原因、调查中会发生什么以及可能的后续步骤。

始终牢记,在进行工作场所调查时,确保机密性至关重要。

4. 在面试中问正确的问题

您需要与被指控的员工、投诉人和证人进行面谈。提前准备目标面试问题,以收集有关事件的相关信息和细节。在调查采访过程中,你可以使用几种不同的采访问题模型来了解真相。这里有些例子:

在调查采访过程中,你可以使用几种不同的采访问题模型来了解真相。这里有些例子:

  • REID技术
  • 认知面试
  • 和平模式。

当然,每种方法都有利有弊,因此许多调查人员使用最适合他们的混合物。

一些示例问题包括:

  • 事件的日期、时间、持续时间或行为是什么?
  • 有肢体接触吗?你能描述一下吗?你能证明一下吗?
  • 您是否有任何事件的实物证据(电子邮件、笔记、录音等)?
  • 有什么理由有人会编造这些事件或对这些事件撒谎吗?
  • 导致事件发生的情况是什么?

除了进行面谈外,您还可以要求有关各方提供书面陈述,说明他们对情况的看法。确保就此类书面声明应包括的内容提供明确的说明。

5. 记录你的调查结果

收集证据和文件将是调查中最耗时的部分,因为它涉及物理和数字证据和证言。所有物理证据都必须安全存储,数字证明需要经过身份验证并存储在受保护的位置。有一些数字工具,例如用于工作场所调查的 人力资源案例管理系统,以确保一切安全、保密和有条理。

您应该记录调查的每个步骤。最终调查报告总结了调查过程、访谈、证据的所有阶段,以及最终调查结果和建议的行动。需要注意的是,调查人员仅根据证据结果提出建议。他们不是纪律决策者。

根据调查的范围,您需要识别相关的工作场所政策并确定可能的法律风险以及对较大组织的优缺点。

6. 沟通调查结果

报告完成后,调查人员将与相关决策者和受影响的各方分享。许多企业都有调查披露指南以及所涉及的员工有权获得的详细信息。有时,工作人员会收到一份包含调查结果的“执行摘要”,但不会提供证人陈述的详细说明。这样做是为了保护相关人员的利益和隐私。

此时,调查员不再参与。相反,决策者将根据报告决定需要采取什么行动,以及是否有必要采取纪律处分。如果决定与报告的建议不同,您应确保将原因作为附录添加到报告中。

7. 找到前进的方向

现在您已经完成了人力资源调查,您需要确定您将如何进行。决策者将向被告重播他们的决定以及组织将采取的纪律处分。根据调查背后的原因,您的团队可以将纪律讨论视为提供以目标为中心的反馈而不是纠正措施的机会。

决策者可以与员工一起制定绩效改进计划,双方就行动计划和时间表达成一致。决策者还应该清楚地概述不遵守该计划对员工的后果。

了解调查是否没有对更广泛的组织产生负面影响也很重要。如果是,您的团队将需要开始修复与您的员工的信任。

总结

对任何相关方来说,进行人力资源调查都不容易。您需要建立可靠的人力资源调查流程并始终如一地遵循这些步骤,以确保合规性、透明度和公平性。

文章转载自:AIHR 作者: Jayla Cosentino

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